A visita técnica


Visita técnica de evento (casamento)

Quando fazer? O que fazer? Com quem fazer?


Minhas alunas me perguntam muito sobre essa reunião, uma das mais importantes do planejamento do evento. Então vamos lá, vamos falar um pouquinho sobre isso!


Após a contratação de todos os fornecedores, agendamos uma reunião de visita técnica no local de eventos, para que tudo possa ser combinado sem deixar nenhuma dúvida, nem para os noivos nem para os profissionais envolvidos no evento.


Nessa reunião estarão presentes: buffet, decoração, som e iluminação (banda e dj), e todos os demais fornecedores que fizer sentido (bartender, fotocabine, dentre outros). E aí, estudando o desejado pelos noivos, os profissionais vão montando o layout perfeito para a execução do evento, cabendo à assessora a função essencial de fazer com que todos se complementem, pensando nos imprevistos que podem ocorrer e como evitá-los antecipadamente, podendo criar até mesmo um plano B, caso perceba a necessidade.


Para isso, a assessora deve ter levantado detalhadamente o briefing do evento (por aqui, usamos o Guia do Evento para isso!), com todas as informações sobre ele, necessidades e desejos, possibilitando orientar os demais profissionais sobre essas questões que deverão ser atendidas por cada um para que tudo saia perfeito.


Onde ficarão os aparadores do buffet e qual a decoração de cada um deles, onde ficará o lounge, onde serão montados palco, pista e os pontos de luz, qual o posicionamento das mesas dos convidados (lembrando que tendo mapa de mesa, a quantidade de mesas por setor deve ser exata)... Todas as questões referentes ao layout do evento deverão ser levantadas nesse momento, percebendo se haverá a necessidade de contratar novos itens para que tudo saia perfeito.


Quer um exemplo? Os noivos achavam que não seria necessária a contratação de ponto de luz já que o salão tem um lindo lustre e iluminação estratégica. Mas na elaboração do layout, percebe-se que, se pontos de luz forem contratados, dará aquele charme a mais que os noivos com certeza querem. Então um item que não estava combinado será contratado neste momento, incluindo no contrato o serviço e o valor referente a ele.


Sempre digo que às vezes o local do evento é tão conhecido, que os fornecedores já sabem de cor o seu croqui e até mesmo já possuem as medidas de cada espaço. Quando isso acontece, nas reuniões com cada fornecedor definimos exatamente onde se posicionará cada item do evento. Após essas definições, assessora e noivos vão até o local do evento, para que os donos do evento (que não conhecem tão bem assim o espaço) possam se sentir seguros de que tudo está sendo organizado da maneira desejada por eles.


Não tem segredo: a assessora tendo realizado o briefing do evento, conhecendo todas as necessidades e os desejos para ele, a visita técnica será pontual e assertiva, garantindo o perfeito planejamento do grande dia!


Conta pra gente: qual a sua maior dúvida em relação à visita técnica?

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